Dokumente & Akten scannen lassen

Ein Regal voller Bundesordner ist gebundenes Wissen – aber nur für die Person, die weiss, in welchem Ordner sie suchen muss. Wir verwandeln Ihre Akten, Dossiers und Archivbestände in strukturierte, sauber benannte PDF-Dateien, die Ihr Team dank klarer Ablage in Sekunden findet statt in Stunden.

Vom Ordnerrücken zur Dateistruktur

Die grösste Sorge vor einer Digitalisierung ist selten der Scan selbst, sondern die Ordnung danach. Deshalb übernehmen wir Ihre bestehende Logik: Standardmässig liefern wir ein sauber benanntes PDF pro Bundesordner, benannt nach dem Ordnerrücken. Auf Wunsch gliedern wir feiner – pro Register, pro Dossier oder nach einer Liste, die Sie uns mitgeben. Register- und Trennblätter erfassen wir als Strukturmarken, damit die digitale Ablage der physischen eins zu eins entspricht.

Vorbereitung inklusive: Entklammern und Wiederherstellen

Bostitch-Klammern, Büroklammern, Plastikhüllen und Post-its bremsen jeden Scanner. Diese Vorbereitung gehört bei uns zum Service: Wir entklammern und entheften Ihre Unterlagen fachgerecht und stellen den Ursprungszustand nach dem Scan so weit wie möglich wieder her, falls die Originale zu Ihnen zurückkehren. Geheftete Dossiers, gebundene Berichte und Bücher digitalisieren wir auf Wunsch zerstörungsfrei.

Duplex-Scan und PDF/A: Technik, die sich auszahlt

Beidseitig bedruckte Blätter erfasst unser Duplex-Scan in einem Durchgang, leere Rückseiten werden automatisch entfernt. Für Unterlagen mit Aufbewahrungspflicht liefern wir PDF/A, das Format für die revisionssichere Langzeitarchivierung, wie es Revisionsstellen und Archivrichtlinien verlangen.

Vertraulichkeit ist der Normalfall, nicht die Ausnahme

Personaldossiers, Buchhaltungsunterlagen, Verträge, Patientenakten: Die meisten Aktenbestände enthalten schützenswerte Daten. Zugriff auf Ihre Unterlagen hat bei uns ausschliesslich das beteiligte Scan-Team, unsere Räume sind zugangsgesichert, und die Scandaten werden nach Ablauf der vereinbarten Frist unwiderruflich gelöscht. Auf Wunsch unterzeichnen wir vor Auftragsbeginn eine Vertraulichkeitsvereinbarung und bestätigen die Datenlöschung schriftlich.

Rücksendung oder fachgerechte Vernichtung

Nach dem Scan entscheiden Sie: Entweder senden wir Ihre Originale versichert per Post zurück – oder wir übernehmen die vertrauliche Aktenvernichtung nach anerkanntem Sicherheitsstandard, inklusive Vernichtungsnachweis. Gerade bei Beständen, die nur noch aus Aufbewahrungspflicht existieren, spart die Vernichtung Lagerfläche und einen zweiten Versandweg.

Für wen sich die Aktendigitalisierung lohnt

• KMU und Treuhand: Buchhaltungs- und Vertragsordner platzsparend und revisionstauglich sichern.
• Verwaltungen: Baugesuchs- und Einwohnerakten strukturiert für E-Government-Prozesse aufbereiten.
• Immobilienverwaltungen: Liegenschaftsdossiers für alle Bewirtschafter gleichzeitig verfügbar machen.
• Nachfolge und Liquidation: Firmenarchive vor der Übergabe geordnet und digital konservieren.