Faire scanner vos documents & dossiers

Une étagère remplie de classeurs fédéraux, c'est du savoir relié – mais seulement pour la personne qui sait dans quel classeur chercher. Nous transformons vos dossiers, chemises et fonds d'archives en fichiers PDF structurés et clairement nommés, que votre équipe retrouve grâce à un classement limpide en quelques secondes au lieu de quelques heures.

Du dos de classeur à la structure de fichiers

La plus grande crainte avant une numérisation est rarement le scan lui-même, mais l'ordre qui suit. C'est pourquoi nous reprenons votre logique existante : par défaut, nous livrons un PDF clairement nommé par classeur fédéral, nommé d'après le dos du classeur. Sur demande, nous structurons plus finement – par registre, par dossier ou selon une liste que vous nous transmettez. Nous saisissons les registres et intercalaires comme repères de structure, afin que le classement numérique corresponde au physique à l'identique.

Préparation incluse : déliasser et remettre en état

Les agrafes, trombones, pochettes plastique et Post-it freinent chaque scanner. Cette préparation fait partie de notre service : nous déliassons et désagrafons vos documents dans les règles de l'art et rétablissons l'état d'origine après le scan autant que possible, si les originaux vous reviennent. Les dossiers agrafés, rapports reliés et livres, nous les numérisons sur demande sans les détériorer.

Scan recto verso et PDF/A : une technique qui paie

Les feuilles imprimées recto verso sont saisies en un seul passage par notre scan recto verso, les versos vierges sont automatiquement supprimés. Pour les documents soumis à conservation obligatoire, nous livrons le PDF/A, le format pour l'archivage à long terme à valeur probante, tel que l'exigent les organes de révision et les directives d'archivage.

La confidentialité est la règle, pas l'exception

Dossiers du personnel, documents comptables, contrats, dossiers médicaux : la plupart des fonds documentaires contiennent des données dignes de protection. Chez nous, seule l'équipe de numérisation concernée a accès à vos documents, nos locaux sont sécurisés en accès, et les données scannées sont irrévocablement supprimées à l'échéance du délai convenu. Sur demande, nous signons avant le début du mandat un accord de confidentialité et confirmons la suppression des données par écrit.

Retour ou destruction dans les règles

Après le scan, vous décidez : soit nous vous renvoyons vos originaux par poste en envoi assuré – soit nous nous chargeons de la destruction confidentielle des documents selon une norme de sécurité reconnue, certificat de destruction inclus. Justement pour les fonds qui n'existent plus que par obligation de conservation, la destruction économise de la surface de stockage et un second envoi.

Pour qui la numérisation des dossiers en vaut la peine

• PME et fiducie : sauvegarder les classeurs de comptabilité et de contrats de façon compacte et conforme à la révision.
• Administrations : préparer de façon structurée les dossiers de demande de permis et d'habitants pour les processus de cyberadministration.
• Gérances immobilières : rendre les dossiers d'immeubles disponibles simultanément pour tous les gestionnaires.
• Succession et liquidation : conserver les archives d'entreprise de façon ordonnée et numérique avant la remise.