Spedire piani per posta in sicurezza: le istruzioni per l'imballaggio

L’unico momento in cui i Suoi originali non sono in mani controllate è il trasporto. La buona notizia: con l’imballaggio giusto la spedizione postale di piani e documenti è estremamente sicura – riceviamo spedizioni ogni giorno, e i danni da trasporto sono l’assoluta eccezione. Queste istruzioni mostrano come farlo correttamente.

Piani arrotolati: il tubo di cartone è il Suo amico

Per i piani arrotolati esiste esattamente un imballaggio giusto: il tubo di cartone robusto (rotolo da spedizione) con tappi di chiusura solidi. Costa pochi franchi nei negozi di articoli per ufficio o alla posta e protegge in modo affidabile da pieghe e schiacciamenti.

Come procedere: arrotoli i piani con il disegno rivolto verso l’esterno e non troppo stretti – questo facilita in seguito l’appianamento prima della scansione. Più piani possono stare in un rotolo; un foglio di carta da imballaggio come strato più esterno protegge il piano superiore. Scelga il tubo due o tre centimetri più lungo della larghezza del piano, affinché i bordi non urtino. Applichi i tappi e li fissi con nastro adesivo – fatto.

Da evitare: elastici direttamente attorno ai piani (lasciano segni di pressione), tubi di plastica con bordi di taglio affilati e il ripiegamento di grandi piani solo per usare un imballaggio più piccolo. Le pieghe sono sì scansionabili, ma le pieghe evitabili restano evitabili.

Piani piegati e piccoli fondi

I piani già piegati – ad esempio i piani di domanda di costruzione piegati in modo classico in formato A4 – viaggiano al meglio nella busta imbottita B4 o tra due fogli di cartone che incolla lungo i bordi. Il cartone impedisce le pieghe agli angoli, tipiche delle semplici buste. Da circa venti piani piegati conviene passare a una scatola di cartone piatta.

Classificatori e documenti: in piedi, ben stretti, con il peso giusto in mente

I classificatori federali vanno in piedi in un cartone robusto – come sullo scaffale. Le pile coricate scivolano e i meccanismi si schiacciano a vicenda. Riempia con costanza gli spazi vuoti con carta da imballaggio o pluriball: un cartone in cui nulla balla supera anche un impianto di smistamento poco delicato. Calcoli il peso in modo realistico – un classificatore federale pieno pesa buoni due chili, per pacco si raccomandano al massimo circa 20 chili, anche per il bene dei Suoi polsi. Le pile di fogli sciolti le fissi con una fascia di carta da imballaggio invece che con elastici.

Originali fragili e storici

Trasparenti fragili, lucidi su tela o pezzi storici meritano uno strato extra di cura: li avvolga singolarmente in carta velina o li riponga in una custodia trasparente prima di metterli nel rotolo o nella scatola. Alleghi un foglietto ben visibile «FRAGILE – trattare separatamente»; tali originali da noi vengono posizionati a mano ed elaborati separatamente dal flusso a macchina. I danni preesistenti li documentiamo prima dell’elaborazione – se già a casa scatta delle foto, dispone in più di un Suo riferimento personale.

Modalità di spedizione: la raccomandata è d’obbligo, l’assicurazione è facoltativa

Spedisca ogni invio come pacco con tracciamento – mai come posta lettere non tracciata. Il tracciamento costa poco e risponde in ogni momento alla domanda più importante («Dov’è il mio invio?»). Per fondi preziosi o insostituibili aggiunga un’assicurazione supplementare; la posta offre coperture su più livelli. Per fondi molto grandi – più cartoni o interi armadi di piani – ci chieda di un ritiro tramite corriere: da una certa quantità è più comodo e spesso non più costoso di più pacchi singoli.

Checklist per il giorno della spedizione

Prima che l’invio parta per la posta, un ultimo controllo: numero d’ordine allegato ben visibile (è indicato nella Sua conferma d’ordine), mittente all’esterno dell’imballaggio, tappi di chiusura o coperchi di cartone incollati, nulla balla alla prova di scuotimento, ricevuta di tracciamento inserita. Non ha ancora registrato un ordine? Allora prima ordini – riceverà subito per e-mail l’indirizzo di spedizione e tutte le indicazioni, e il calcolatore prezzi Le svela in anticipo quanto costa il Suo fondo.