Far scansionare documenti e pratiche

Uno scaffale pieno di raccoglitori è sapere rilegato – ma solo per chi sa in quale raccoglitore deve cercare. Noi trasformiamo le Sue pratiche, i dossier e i fondi d'archivio in file PDF strutturati e denominati con cura, che il Suo team trova in pochi secondi grazie a una chiara archiviazione, invece che in ore.

Dalla costola del raccoglitore alla struttura dei file

La preoccupazione maggiore prima di una digitalizzazione è raramente la scansione stessa, bensì l'ordine successivo. Per questo adottiamo la Sua logica esistente: di serie consegniamo un PDF denominato con cura per ogni raccoglitore, denominato secondo la costola del raccoglitore. Su richiesta suddividiamo in modo più fine – per registro, per dossier o secondo una lista che Lei ci fornisce. I fogli separatori e di registro li rileviamo come marcatori di struttura, affinché l'archiviazione digitale corrisponda uno a uno a quella fisica.

Preparazione inclusa: rimozione e ripristino dei punti metallici

Punti metallici, graffette, buste di plastica e post-it rallentano ogni scanner. Questa preparazione da noi fa parte del servizio:rimuoviamo punti metallici e graffette dai Suoi documenti a regola d'arte e ripristiniamo lo stato originale dopo la scansione per quanto possibile, qualora gli originali Le vengano restituiti. Dossier pinzati, rapporti rilegati e libri li digitalizziamo su richiesta senza distruzione.

Scansione fronte-retro e PDF/A: tecnica che conviene

I fogli stampati su entrambi i lati li rileva la nostra scansione fronte-retro in un unico passaggio, i retri vuoti vengono automaticamente rimossi. Per i documenti soggetti all'obbligo di conservazione consegniamo PDF/A, il formato per l'archiviazione a lungo termine a norma di legge, come richiesto dagli uffici di revisione e dalle direttive d'archivio.

La riservatezza è la regola, non l'eccezione

Dossier del personale, documenti contabili, contratti, cartelle cliniche: la maggior parte dei fondi documentali contiene dati degni di protezione. Da noi hanno accesso ai Suoi documenti esclusivamente i membri del team di scansione coinvolti, i nostri locali sono ad accesso protetto e i dati di scansione vengono cancellati irrevocabilmente allo scadere del termine concordato. Su richiesta firmiamo prima dell'inizio dell'incarico un accordo di riservatezza e confermiamo per iscritto la cancellazione dei dati.

Restituzione o distruzione a regola d'arte

Dopo la scansione decide Lei: o Le restituiamo i Suoi originali assicurati per posta – oppure ci occupiamo noi della distruzione riservata dei documenti secondo uno standard di sicurezza riconosciuto, incluso l'attestato di distruzione. Proprio nel caso di fondi che esistono ormai solo per obbligo di conservazione, la distruzione fa risparmiare spazio di magazzino e una seconda spedizione.

Per chi conviene la digitalizzazione delle pratiche

• PMI e fiduciarie: conservare in modo salvaspazio e conforme alla revisione i raccoglitori contabili e contrattuali.
• Amministrazioni: preparare in modo strutturato le pratiche di domanda edilizia e degli abitanti per i processi di e-government.
• Amministrazioni immobiliari: rendere disponibili contemporaneamente a tutti i gestori i dossier degli immobili.
• Successione e liquidazione: conservare in modo ordinato e digitale gli archivi aziendali prima della consegna.