Digitalizzare l'archivio dei piani: guida passo dopo passo per studi di architettura

Ogni studio di architettura conosce quel momento: un committente si fa vivo per una ristrutturazione, il progetto risale a quindici anni fa – e i piani esistono solo nell’armadio dei piani in cantina. La digitalizzazione dell’archivio dei piani è da anni sulla lista di molti studi. Questa guida mostra come portare a termine il progetto in modo pragmatico in sei passi, senza disturbare l’attività dello studio.

Passo 1: esaminare e dare priorità al fondo

Non ogni piano merita la stessa urgenza. Si è dimostrata valida una semplice tripartizione: Attivo (progetti in corso e probabilmente ricorrenti – digitalizzare per primi), Riferimento (progetti conclusi con potenziale di riutilizzo – seconda tranche) e Obbligo (conservati solo per motivi di archiviazione – per ultimi o direttamente con opzione di distruzione). Per la stima delle quantità basta contare per cassetto: un cassetto A0 ben pieno contiene tipicamente da 50 a 100 piani.

Passo 2: definire il sistema di ordinamento – prima della scansione

L’errore più frequente è scansionare prima e occuparsi «più tardi» della struttura. Definisca in anticipo due cose: la struttura delle cartelle (collaudata: numero progetto/nome progetto → fase → tipo di piano) e lo schema di denominazione dei file. Un modello adatto alla pratica è Nrprogetto_Nrpiano_Contenuto_Scala, ad esempio 2011-042_A-201_Pianta-PT_1-100.pdf. Se ci fornisce un elenco dei piani, adottiamo la denominazione esattamente secondo questo schema – così il fondo si inserisce nella Sua archiviazione senza rilavorazioni.

Passo 3: definire i parametri di scansione

Per un archivio di architettura si sono affermate le seguenti impostazioni: 300 dpi come standard (400 dpi per rilievi filigranati e piani storici), modalità colore in base al contenuto – bianco e nero per i piani a sole linee, colore per i piani esecutivi revisionati con annotazioni a colori – e PDF come formato di lavoro, integrato dal PDF/A per l’archiviazione a lungo termine. Dettagli sulla scelta del formato si trovano nell’articolo Formati e risoluzioni spiegati.

Passo 4: esternalizzare a tappe invece di un’azione unica

Dare fuori casa un intero archivio in una volta sola sembra rischioso – ed è superfluo. Lavori in tranche di uno o due cassetti dell’armadio dei piani: una tranche è dal fornitore di scansione mentre Lei continua a lavorare normalmente con il resto. Non appena la tranche torna in digitale, parte la successiva. Così il rischio resta contenuto e il progresso è visibile. Come imballare rotoli e cartelle in sicurezza lo mostrano le istruzioni per l’imballaggio; per interi fondi d’armadio conviene richiedere un ritiro tramite corriere.

Passo 5: controllo qualità con campioni

La fiducia è buona, i campioni sono migliori. Verifichi per ogni tranche consegnata alcuni file in modo mirato: la denominazione è corretta? L’orientamento è giusto? I bordi sono acquisiti completamente, le scale grafiche sono leggibili? Apra inoltre un piano nel CAD e rimisuri una distanza nota – così verifica la fedeltà di scala. I fornitori seri eseguono questo controllo già internamente; il Suo campione è il secondo livello di sicurezza.

Passo 6: gli originali – restituiti, ridotti o distrutti

Dopo la scansione si pone la domanda su cosa fare della carta. Tre vie si sono dimostrate valide: riprendere tutto e immagazzinarlo in modo compatto (massima sicurezza, pieno fabbisogno di spazio), conservare solo gli originali rilevanti dal punto di vista legale o storico (la via più frequente) oppure la distruzione riservata e a regola d’arte da parte del fornitore (massimo guadagno di spazio – sensato per fondi puramente d’obbligo, il cui termine di conservazione può essere assolto in digitale; nel dubbio si confronti brevemente con la Sua consulenza legale).

Quanto costa il progetto – e quanto fa risparmiare

La digitalizzazione di un archivio di studio medio con 500 - 1’000 piani si colloca, grazie agli sconti quantità, spesso nell’ordine di poche migliaia di franchi – il calcolatore prezzi Le fornisce la cifra concreta in un minuto. A fronte di ciò stanno la superficie in affitto risparmiata per gli armadi dei piani, i tempi di ricerca eliminati e la certezza che un danno d’acqua in cantina non minacci più l’archivio dello studio. La maggior parte degli studi riferisce che già la sola maggiore reattività alle richieste di ristrutturazione di ex committenti si ripaga in breve tempo.